Dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo là bước cần thiết khi lập kế hoạch thực hiện. Với bảng dự trù chi tiết, doanh nghiệp có thể tối ưu ngân sách cũng như hạn chế những chi phí phát sinh, đồng thời đảm bảo chương trình diễn ra suôn sẻ. Theo đó, các khoản chi phí cơ bản khi tổ chức hội nghị, hội thảo có thể kể đến như:

1. Thuê mặt bằng theo số lượng khách

Chi phí thuê mặt bằng phụ thuộc vào quy mô sự kiện, vị trí địa lý và thời gian tổ chức

Địa điểm là một trong những yếu tố làm nên sự đẳng cấp cho chương trình hội nghị, hội thảo. Vậy nên, doanh nghiệp thường chọn tổ chức tại trung tâm hội nghị, nhà hàng chuyên nghiệp. Đây chính là một trong những khoản chi phí đầu tiên.

Chi phí thuê mặt bằng sẽ phụ thuộc vào quy mô sự kiện, vị trí địa lý và thời gian tổ chức. Nếu chương trình có sự góp mặt của đông khách mời cần tổ chức ở những địa điểm rộng rãi, lúc này giá thuê có thể cao hơn.

2. Hệ thống âm thanh, ánh sáng phù hợp quy mô

Hệ thống âm thanh, ánh sáng đạt chuẩn là yếu tố không thể thiếu cho những bài phát biểu, chia sẻ hay giao lưu giải trí diễn ra suôn sẻ. Chi phí cho hạng mục này sẽ phụ thuộc vào quy mô của chương trình và yêu cầu kỹ thuật cụ thể. 

Thông thường, những sự kiện lớn diễn ra trong một không gian rộng rãi cần dàn âm thanh phù hợp với khả năng truyền đạt thông tin rõ ràng hơn những chương trình có quy mô nhỏ. Vì thế cần khoản ngân sách lớn hơn.

3. Thuê MC, chương trình giải trí

Nếu buổi hội nghị, hội thảo có sự góp mặt của MC cùng các tiết mục văn nghệ giải trí thì đây là một khoản chi cần được xác định cụ thể. Chi phí thuê MC, ban nhạc, vũ đoàn hay ca sĩ sẽ phụ thuộc vào độ nổi tiếng ở trong ngành. Người dẫn chương trình có kinh nghiệm dày dặn, được nhiều người biết đến thường có mức cát xê cao hơn. Số lượng tiết mục văn nghệ cũng quyết định ngân sách cần chi cho hạng mục này.

4. Thực đơn dọn tiệc, trà bánh

Bữa tiệc trà bánh nhẹ nhàng thường tốn khoản chi phí thấp nhất (Nguồn ảnh: Unsplash)

Chi phí đãi tiệc sẽ thay đổi dựa trên hình thức tiệc, số lượng và chất lượng món ăn, số lượng khách mời. Tiệc buffet sẽ có giá thành cao hơn bàn tiệc truyền thống nếu xét trên phương diện cùng chất lượng dịch vụ. Và bữa tiệc trà nhẹ nhàng thường tốn khoản chi phí thấp nhất. 

Tuy nhiên, khoản phí này có thể linh động thay đổi sao cho phù hợp với ngân sách hiện có. Doanh nghiệp có thể thảo luận với nhân viên tư vấn để chọn được thực đơn theo đáp ứng yêu cầu.

5. Đội ngũ nhân sự

Một chương trình hội nghị diễn ra thành công là sự kết hợp của rất nhiều yếu tố, trong đó không thể không kể đến nhân sự phục vụ chương trình bao gồm lễ tân, nhân viên phục vụ, đội kỹ thuật,... Doanh nghiệp cần xác định cụ thể số lượng nhân sự cần thiết để tiến hành đào tạo hoặc thuê dịch vụ bên ngoài đáp ứng yêu cầu sự kiện.

Tại Anh Đào Mekong 2, đội ngũ nhân viên luôn sẵn sàng tư vấn và hỗ trợ doanh nghiệp từ khâu đón tiếp, phục vụ khách mời đến xử lý kỹ thuật âm thanh, ánh sáng khi cần thiết. Vậy nên, trong quá trình tư vấn, bạn hãy trao đổi cùng trung tâm để có sự chuẩn bị được tốt nhất.

Đọc thêm:

Các yếu tố quyết định chi phí tổ chức hội thảo tại Anh Đào Mekong 2

Các bước tổ chức hội thảo chuyên nghiệp, gợi ý địa điểm tổ chức hội thảo Cần Thơ

Quy trình tổ chức hội thảo Cần Thơ từ A đến Z thành công tốt đẹp

6. Quà tặng cho khách mời

Ngân sách phụ thuộc vào số lượng và chất lượng của món quà tặng (Nguồn ảnh: Unsplash)

Tặng quà là cách tuyệt vời để thể hiện sự tri ân của doanh nghiệp đến khách hàng. Đồng thời đây cũng là cách quảng bá thương hiệu một cách rộng rãi. Quà tặng có thể là sản phẩm của chính doanh nghiệp hoặc món đồ vật, đồ lưu niệm có in logo thương hiệu. Ngân sách lúc này sẽ phụ thuộc vào số lượng và chất lượng của món quà tặng đó.

7. Thiết kế, in ấn quảng bá

Chương trình sự kiện dù lớn hay nhỏ đều cần chuẩn bị thiệp mời, banner, backdrop và một số tài liệu liên quan. Chính vì thế, đây cũng là một khoản phí cần được tính toán trong bảng dự trù. Số lượng và chất lượng thiết kế, in ấn sản phẩm sẽ quyết định ngân sách cần chi là bao nhiêu.

8. Các chi phí phát sinh

Doanh nghiệp nên dự trù một khoản chi phí cho các tình huống khẩn cấp (Nguồn ảnh: Unsplash)

Dù quá trình lập bảng dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo có chi tiết đến đâu thì vẫn sẽ có những phát sinh ngoài dự kiến. Vậy nên, khi tiến hành lên kế hoạch, doanh nghiệp nên dự trù một khoản chi phí cho các tình huống khẩn cấp. Đó có thể là việc sửa chữa, thay thế trang thiết bị, in ấn thêm tài liệu hoặc chi phí ăn uống bổ sung. Việc này có thể giúp doanh nghiệp giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng để hội nghị diễn ra được thuận lợi.

Khi doanh nghiệp tiến hành dự trù kinh phí tổ chức hội nghị, hội thảo một cách chi tiết sẽ giúp chương trình diễn ra thành công theo đúng kế hoạch. Với kinh nghiệm dày dặn trong việc tổ chức hàng trăm chương trình hội nghị những năm qua, Anh Đào Mekong 2 có thể đưa ra lời tư vấn cụ thể về mức kinh phí tổ chức cần thiết. Từ đó, doanh nghiệp có thể kiểm soát tốt ngân sách cần thiết cho sự kiện ấn tượng và hiệu quả.