Tổ chức sự kiện là một trong những hình thức quảng bá hữu hiệu trong chiến dịch truyền thông của doanh nghiệp. Một sự kiện tại Cần Thơ thành công giúp doanh nghiệp chạm đúng mục tiêu đề ra đồng thời nâng tầm thương hiệu. Và để đạt được điều đó, bạn cần lưu ý một số điểm dưới đây khi tổ chức sự kiện tại Cần Thơ.

1. Địa điểm tổ chức sự kiện phù hợp

(Nguồn ảnh: Unsplash)

Một trong những yếu tố đảm bảo sự thành công là chọn mặt bằng tổ chức sự kiện. Địa điểm ở trung tâm hay gần thành phố, trên những con đường rộng rãi, xe có thể ra vào dễ dàng là lựa chọn lý tưởng. Vì khi đó, khách mời dễ dàng tìm được địa điểm và di chuyển. Sau khi đã tìm được địa điểm, bạn tiến hành liên hệ và đặt cọc càng sớm càng tốt, chủ động trong việc chuẩn bị chương trình theo kế hoạch.

Trung tâm hội nghị Anh Đào Mekong 2 nằm trên tuyến đường Nguyễn Văn Cừ, là điểm giao của các điểm tham quan, chợ, trường học,... giúp khách mời dễ dàng tìm và đến đúng giờ. Khách tham dự đến đông đủ và đúng giờ càng làm cho sự kiện trở nên thành công, đáng nhớ.

2. Số lượng người dự kiến và thời gian tổ chức

(Nguồn ảnh: Unsplash)

Một kế hoạch cụ thể về thời gian và số lượng người dự kiến sẽ giúp bạn có sự chuẩn bị tốt nhất cho sự kiện của mình. Sau khi đã xác định thời gian, bạn chốt lịch với trung tâm thời điểm bắt đầu. Bạn nên chọn tổ chức vào cuối tuần, tránh khung giờ cao điểm tạo điều kiện để khách mời đến tham dự đông đủ. 

Thông thường, phía Anh Đào Mekong 2 sẽ dành thời gian chuẩn bị trước giờ bắt đầu để bạn đến chuẩn bị cho sự kiện. Bạn hãy nhớ thông báo rõ về thời gian để trung tâm hỗ trợ chu đáo hơn. 

Ấn định số lượng người tham dự cũng rất quan trọng khi lập bản kế hoạch. Các mục thường dựa trên số lượng khách mời để chuẩn bị như tài liệu, thức uống, tiệc trà,… đặc biệt phải kể đến việc chọn sảnh hội nghị có sức chứa tương ứng. Trường hợp chọn hội trường quá rộng khi lượng khách tham dự ít sẽ gây lãng phí. Và ngược lại, hội trường chật trong khi khách đến đông đúc sẽ gây khó chịu cho mọi người.

Đọc thêm:

10 quán cà phê tại Cần Thơ khi đến du lịch công tác         

Bí quyết tiết kiệm hầu bao khi thuê khách sạn tại Cần Thơ

Bí quyết chọn trung tâm tiệc cưới tại Ninh Kiều giá vừa tầm, phục vụ tận tâm    

3. Không gian tổ chức sự kiện

Trung tâm hội nghị Anh Đào Mekong 2 có sức chứa từ 500 khách đến 1000 khách

Tuỳ vào đặc điểm từng sự kiện mà bạn có sự bố trí không gian phù hợp. Nếu là buổi hội thảo, bạn nên ưu tiên không gian có sân khấu kết hợp kiểu xếp bàn ghế theo lượng khách tham dự. Ngược lại, nếu là buổi giao lưu kết nối, một không gian rộng rãi để di chuyển, trao đổi theo nhóm đặc biệt quan trọng.

Anh Đào Mekong 2 có thể linh động trong việc thiết kế không gian tổ chức sự kiện. Tuỳ vào số lượng khách mời và tính chất buổi tiệc để bố trí 1 sảnh, 2 sảnh hay thậm chí là 3 sảnh cho những chương trình từ 500 khách đến 1000 khách. Trung tâm hội nghị Anh Đào Mekong 2 luôn sẵn sàng set up bàn ghế theo nhu cầu của bạn. Đó có thể là kiểu lớp học, rạp hát, chữ U đến kiểu nửa bàn tròn tiệc,... phù hợp với kiểu hội nghị mà khách hàng hướng đến hướng đến.

4. Dịch vụ có đủ tiện nghi cho sự kiện

Trung tâm hội nghị Anh Đào Mekong 2 có nhà hàng 3 sao mang đến những bữa tiệc đáp ứng tiêu chí ngon miệng và đẹp mắt

Khi chọn địa điểm tổ chức sự kiện tại Cần Thơ, ngoài các yếu tố đã kể trên, dịch vụ có đủ tiện nghi hay không cũng là yếu tố bạn nên lưu tâm. Ví dụ như ở đó có nhà hàng phục vụ tiệc trà, ăn trưa/ ăn tối cho khách mời mà không cần phải thuê bên thứ ba. Hoặc hội trường được trang bị hệ thống âm thanh, ánh sáng và màn chiếu đạt chuẩn. 

Trung tâm hội nghị Anh Đào Mekong 2 thuộc tổ hợp Trung tâm Hội nghị - Tiệc cưới - Nhà hàng - Khách sạn sẽ là lựa chọn tuyệt vời cho sự kiện diễn ra thành công tốt đẹp. Nơi đây có nhà hàng 3 sao mang đến những bữa tiệc đáp ứng tiêu chí ngon miệng và đẹp mắt. Dù đó là một bữa tiệc trà với các loại bánh ngọt, bánh mặn, trái cây, thức uống,… hay bàn tiệc với các món chính cầu kì đều do đội ngũ nhân viên tại đây tận tâm chuẩn bị. 

Ngoài ra, Anh Đào Mekong 2 cung cấp dịch vụ lưu trú với hệ thống phòng sang trọng đáp ứng nhu cầu nghỉ ngơi của toàn bộ khách mời. Vì thế mang đến sự thuận tiện khi mọi người không phải di chuyển quá nhiều giữa các địa điểm. Bãi đậu xe rộng rãi cũng là một trong những ưu điểm tại đây, giúp khách mời có thể nhanh chóng di chuyển vào bên trong hội trường mà không phải mất thời gian tìm chỗ.

5. Xin giấy phép tổ chức sự kiện

Tuỳ vào loại hình sự kiện cũng như doanh nghiệp mà khi tổ chức, bạn cần tiến hành xin giấy phép tại cơ quan có thẩm quyền. Bước này giúp sự kiện được diễn ra suôn sẻ cũng như nhận được sự bảo hộ trước các vấn đề quấy rối, phá hoại hoặc ăn cắp bản quyền. Trường hợp hoạt động không được cấp giấy phép nhưng vẫn tổ chức có thể bị xử phạt. Do đó, bạn hãy chắc chắn rằng sự kiện sắp tới đã được sự đồng ý của Cơ quan ban ngành có thẩm quyền trước khi đặt địa điểm tổ chức.

Một bản kế hoạch chi tiết kết hợp sự chuẩn bị kỹ lưỡng là yếu tố then chốt cho một sự kiện thành công. Ngoài ra, khi tiến hành tổ chức sự kiện tại Cần Thơ, bạn có thể tham khảo ý kiến đóng góp của đơn vị tổ chức để chương trình diễn ra trọn vẹn hơn, tránh những sự cố ngoài ý muốn.