Có thể nói việc tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo không quá phức tạp. Song để có một chương trình diễn ra thành công tốt đẹp cần đảm bảo có sự chuẩn bị kỹ lưỡng từ khi lên kế hoạch, tiến hành các bước chuẩn bị đến lúc triển khai. Nhất là việc lưu tâm đến những điều cần tránh khi tổ chức sự kiện.

1. Kế hoạch tổ chức sơ sài, chung chung

Nên tránh sử dụng bản kế hoạch sơ sài, dùng chung cho tất cả mọi sự kiện (Nguồn ảnh: Unsplash)

Việc sử dụng một bản kế hoạch sơ sài, dùng chung cho tất cả mọi sự kiện có thể khiến chương trình diễn ra không thuận lợi. Bởi vì mỗi sự kiện được tổ chức với mục đích khác nhau. Từ đó dẫn đến sự khác biệt về khách mời, hình thức tổ chức cũng như khung chương trình,... Đó là những yếu tố cơ bản cần xác định để có một chương trình thành công.

Một bản kế hoạch không được đầu tư kỹ lưỡng, thường sẽ thiếu những thông tin cấp thiết như phương án dự phòng cho sự cố phát sinh, bản dự trù kinh phí chi tiết hay bộ phận/ cá nhân chịu trách nhiệm chính cho từng công việc. Nếu xuất hiện sai sót thì rất khó để khắc phục kịp thời, kết quả để lại ấn tượng xấu với người tham dự.

2. Thời gian tổ chức gấp rút

Khi doanh nghiệp lựa chọn thời điểm tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo quá cận kề khiến quá trình chuẩn bị phải diễn ra gấp rút. Đó là nguyên nhân hình thành nên những lỗ hổng không đáng có như gia tăng kinh phí tổ chức, xuất hiện sai sót do không đủ thời gian chuẩn bị,... Tất cả những điều này có thể khiến chương trình diễn ra không như mong muốn.

Tuỳ vào quy mô của sự kiện mà doanh nghiệp ấn định thời điểm tổ chức phù hợp, ít nhất trước từ 2 - 3 tháng. Khoảng thời gian này vừa đủ để lên kế hoạch, tiến hành khảo sát địa điểm tổ chức, các dịch vụ cần thiết cũng như đánh giá tỉ lệ thành công để có sự điều chỉnh kịp thời.

3. Lựa chọn địa điểm tổ chức không phù hợp với quy mô

Không nên chọn địa điểm tổ chức quá rộng hoặc quá hẹp so với số lượng khách mời (Nguồn ảnh: Unsplash)

Một trong những điều cần tránh khi tổ chức sự kiện chính là lựa chọn địa điểm tổ chức quá rộng hoặc quá hẹp so với số lượng khách mời. Nếu hội trường quá rộng sẽ khiến không khí bị loãng, khó kiểm soát đồng thời gia tăng chi phí tổ chức. Ngược lại, hội trường quá hẹp gây bí bách, khó chịu cho người tham dự cũng như khó khăn trong quá trình phục vụ.

Khi lựa chọn địa điểm tổ chức, doanh nghiệp cân nhắc các yếu tố liên quan đến số lượng khách mời, cách bố trí bàn ghế, có khu vực tiệc trà hay không,... để đưa ra quyết định. Với Anh Đào Mekong 2, doanh nghiệp có thể tổ chức các chương trình có quy mô khác nhau. Hội trường Anh Đào Mekong 2 có sức chứa lên đến 650 khách, đáp ứng nhiều loại hình hội thảo khác nhau.

Đọc thêm:

Gợi ý địa điểm tổ chức hội thảo tại Cần Thơ

Bật mí địa chỉ tổ chức tiệc tất niên Cần Thơ chuyên nghiệp

Các bước cần lưu ý khi tổ chức tiệc tất niên cho doanh nghiệp Cần Thơ ấn tượng, đáng nhớ

4. Không có phương án dự phòng nếu xảy ra sự cố

Có kế hoạch dự phòng cho sự cố phát sinh thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác (Nguồn ảnh: Unsplash)

Bất kỳ doanh nghiệp nào đều hy vọng khi tổ chức một sự kiện thành công mà không xuất hiện trục trặc. Tuy nhiên, sự kiện nào cũng có thể có những phát sinh không mong muốn. Chính vì thế, phương án dự phòng cho sự cố phát sinh luôn cần thiết.

Để lên kế hoạch dự phòng, thường bộ phận phụ trách sẽ dự đoán trước các vấn đề có thể phát sinh từ trước, trong và sau khi hội thảo kết thúc. Đó có thể là số lượng khách mời, dữ liệu, các bài trình chiếu,....Bước này không những giúp chương trình diễn ra tốt đẹp mà còn thể hiện sự chuyên nghiệp trong mắt khách hàng, đối tác.

5. Chủ quan trong khâu quản lý sự kiện

Đội ngũ nhân viên của Anh Đào Mekong 2 luôn sẵn sàng kết hợp cùng doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các sự cố phát sinh

Để sự kiện diễn ra suôn sẻ, nhân sự chịu trách nhiệm cho sự kiện cần được phân công rõ ràng các đầu việc, luôn có nhân sự khác thay thế, dự phòng và trao đổi thông tin liên hệ để kết nối với nhau nhanh chóng. Nhân sự chịu trách nhiệm cho sự kiện nên theo sát khách hàng, hội thảo và là người chủ động xử lý các tình huống đột xuất một cách kịp thời.

Với kinh nghiệm tổ chức nhiều chương trình cùng kỹ năng, trình độ chuyên môn cao, Anh Đào Mekong 2 luôn sẵn sàng kết hợp cùng doanh nghiệp xử lý nhanh chóng các sự cố phát sinh để sự kiện diễn ra được suôn sẻ và thành công. Khi lựa chọn Anh Đào Mekong 2, doanh nghiệp hoàn toàn yên tâm vì sẽ có đội ngũ giám sát trong quá trình diễn ra sự kiện. 

Hội thảo thành công tốt đẹp sẽ giúp cho doanh nghiệp gắn kết với khách hàng. Chính vì thế, một bản kế hoạch tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo chi tiết, rõ ràng sẽ giúp các doanh nghiệp tránh được những sự cố không đáng có.