Xác định quy trình tổ chức giúp buổi hội thảo diễn ra thành công tốt đẹp. Từ đó, doanh nghiệp đạt được mục tiêu đề ra ban đầu. Vậy đâu là quy trình tổ chức hội thảo Cần Thơ chuyên nghiệp? Cùng Anh Đào Mekong 2 tìm hiểu với bài viết bên dưới.

1. Xác định mục tiêu, chủ đề chương trình

Mục tiêu, chủ đề chương trình là cơ sở lên kế hoạch và thực hiện được nhất quán (Nguồn: Unsplash)

Bước đầu tiên, doanh nghiệp tiến hành xác định mục tiêu, chủ đề chương trình hội thảo. Đây là cơ sở để doanh nghiệp lên kế hoạch và thực hiện được nhất quán, tránh trường hợp thay đổi liên tục làm tăng chi phí tổ chức. Mục tiêu giúp định hình mục đích cốt lõi của chương trình và chủ đề là nền tảng để xây dựng nội dung thu hút, hấp dẫn. 

2. Xác định nguồn ngân sách

Ngân sách tổ chức là cơ sở để doanh nghiệp xác định quy mô của hội thảo, từ đó đề ra kế hoạch triển khai phù hợp. Khi đã nắm được ngân sách tối đa, doanh nghiệp có thể tối ưu hóa nguồn lực sẵn có, đảm bảo các chi phí đều được sử dụng hợp lý. Đồng thời, doanh nghiệp dựa vào đó để đưa ra quyết định khoản nào cần được ưu tiên và khoản nào có thể tiết kiệm hoặc cắt giảm.

3. Xây dựng kế hoạch chuẩn bị

Bản kế hoạch giúp tiến trình được thực thi hiệu quả và đúng thời gian (Nguồn ảnh: Unsplash)

Một bản kế hoạch chi tiết là chìa khoá để tổ chức hội thảo Cần Thơ thành công, đảm bảo tiến trình được thực thi hiệu quả và đúng thời hạn. Một số nội dung chính trong bản kế hoạch như:

• Mục tiêu, chủ đề hội thảo.

• Thời gian và địa điểm tổ chức.

• Giấy phép tổ chức

• Số lượng khách mời và danh sách cụ thể.

• Nhân sự phụ trách chính cho từng đầu việc.

• Các dụng cụ, trang thiết bị, tài liệu cần thiết cho chương trình.

• Phương án dự phòng nếu xuất hiện sự cố.

• Một số công việc cụ thể khác.

4. Lên nội dung chương trình

Chương trình được thiết kế sao cho thể hiện được mục tiêu, chủ đề đề ra (Nguồn ảnh: Unsplash)

Từ bản kế hoạch, nhân sự phụ trách tiến hành xây dựng chương trình chi tiết cho hội thảo. Chương trình được thiết kế sao cho thể hiện được mục tiêu, chủ đề đề ra trước đó, đồng thời thu hút sự quan tâm và tham gia nhiệt tình từ khách mời. Kịch bản thường bao gồm MC, người phát biểu từng nội dung chi tiết, diễn biến những sự kiện sẽ xuất hiện, thời gian thảo luận, hoạt động tương tác,... 

5. Tiến hành các bước chuẩn bị cho hội thảo

Từ bản kế hoạch, doanh nghiệp tiến hành các bước chuẩn bị cho sự kiện sắp tới. Một số công việc chính ở bước này như:

• Trang trí hội trường theo chủ đề, đảm bảo không gian sang trọng, lịch sự, gọn gàng và ngăn nắp.

• Bố trí các trang thiết bị âm thanh, ánh sáng phù hợp.

• Treo banner, backdrop, logo doanh nghiệp,... ở những vị trí phù hợp và thu hút.

• Chuẩn bị tài liệu, vật dụng cần thiết cho chương trình cũng như khách tham dự.

• Chuẩn bị sản phẩm trưng bày, quà tặng nếu có.

• Phát thư mời đến khách hàng, đối tác.

6. Kiểm tra toàn bộ trước khi chương trình diễn ra

Trước khi khai mạc sự kiện, doanh nghiệp tiến hành kiểm tra toàn bộ các đầu mục từ lớn đến bé, đảm bảo mọi thứ đều được chuẩn bị kỹ lưỡng và sẵn sàng triển khai. Doanh nghiệp có thể chạy thử chương trình giúp hạn chế tối đa sự cố ngoài ý muốn. Nếu muốn chạy thử chương trình, hãy liên hệ với dịch vụ vì thường các chương trình chạy thử đều có phí phụ thu. 

Đọc thêm:

Dịch vụ tổ chức tiệc cưới Cần Thơ chuyên nghiệp, uy tín với Anh Đào Mekong 2

Đánh giá dịch vụ lưu trú Nhà hàng - Khách sạn Anh Đào Mekong 2 qua feedback của khách hàng

Anh Đào Mekong 2 - Dịch vụ lưu trú Cần Thơ tiện nghi và hiện đại

7. Tổ chức thực hiện hội thảo

Quá trình tổ chức cần thực hiện cẩn thận, chu đáo và chuyên nghiệp

Đây là thời điểm thể hiện mọi nỗ lực chuẩn bị trước đó của doanh nghiệp. Chính vì thế, mỗi bước cần được thực hiện cẩn thận, chu đáo và chuyên nghiệp từ khâu đón tiếp đến điều phối chương trình theo đúng kịch bản. Nếu có sự cố phát sinh cần nhanh chóng xử lý để hội thảo diễn ra suôn sẻ.

8. Kết thúc sự kiện

Cuối chương trình, doanh nghiệp thực hiện thủ tục bế mạc và tặng quà đến khách mời nếu có. Mặc dù là bước cuối cùng của buổi hội thảo nhưng đây cũng là một trong những bước quan trọng cần được chú ý. 

Dù chương trình diễn ra thuận lợi nhưng kết thúc không chuyên nghiệp cũng để lại ấn tượng xấu trong mắt khách hàng, đối tác. Chính vì thế, chỉn chu tạm biệt đến những vị khách cuối là điều cần thiết trước khi kết thúc sự kiện.

9. Đánh giá, tổng kết sau hội thảo

Việc đánh giá và tổng kết sau sự kiện là bước giúp doanh nghiệp xác định hiệu suất của hội thảo thông qua số người tham dự, ý kiến khách mời cũng như kết quả truyền thông. Từ đó, doanh nghiệp có thể cải thiện chất lượng hội thảo cho những lần tổ chức tiếp theo.

Một quy trình tổ chức hội thảo Cần Thơ chi tiết mang đến sự thành công cho sự kiện, giúp doanh nghiệp đạt được mục đích đề ra. Anh Đào Mekong 2 cung cấp các gói tổ chức sự kiện trọn gói từ địa điểm đến hệ thống âm thanh, ánh sáng cũng như giám sát chương trình,... Nhờ vậy, doanh nghiệp có thể giảm bớt các đầu việc để tập trung tối đa nguồn lực vào nội dung chương trình chất lượng, hiệu quả.