Chi phí là vấn đề rất được quan tâm khi tổ chức hội thảo của các doanh nghiệp miền Tây. Tuy nhiên, nếu cắt giảm chi phí sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hội thảo. Vậy doanh nghiệp phải làm gì để tiết kiệm chi phí nhưng vẫn đảm bảo hiệu quả khi tổ chức hội thảo Cần Thơ? Hãy cùng Anh Đào Mekong 2 tìm hiểu với bài viết bên dưới.

1. Xây dựng chương trình theo đúng mục tiêu đề ra

Thay đổi liên tục kế hoạch triển khai, mục tiêu tổ chức hội thảo có thể làm tăng chi phí tổ chức (Nguồn ảnh: Unsplash)

Thay đổi liên tục kế hoạch triển khai, mục tiêu tổ chức hội thảo là một trong những nguyên nhân làm tăng chi phí. Ngoài việc lãng phí nguồn tài nguyên đã chuẩn bị trước đó mà không sử dụng đến thì khi thay đổi, các sản phẩm, dịch vụ cần thuê từ bên ngoài sẽ có giá cao hơn do cận ngày tổ chức. Hơn nữa, việc này cũng phát sinh nhiều vấn đề mà doanh nghiệp không thể kiểm soát, ảnh hưởng đến kết quả cuối cùng.

Theo đó, doanh nghiệp xác định rõ mục tiêu sự kiện để lên bản kế hoạch chi tiết về khung chương trình, các hạng mục cần chuẩn bị từ địa điểm, âm thanh, ánh sáng,... Như vậy, doanh nghiệp có thể tiết kiệm được chi phí tổ chức vì có đủ thời gian khảo sát thị trường, lựa chọn sản phẩm/ dịch vụ chất lượng với mức giá tối ưu.

2. Lựa chọn nhân sự trong công ty thay vì thuê bên ngoài

Trong một chương trình hội thảo có khá nhiều công việc mà doanh nghiệp có thể sử dụng nhân viên của mình thay vì thuê bên ngoài. Đây được xem là cách giúp tiết kiệm chi phí tổ chức hội thảo Cần Thơ. 

Một số vị trí điển hình như MC, đón khách, phục vụ trà, nước và nhiều hơn thế mà nhân sự trong công ty có thể đảm nhiệm và làm tốt. Ngoài ra, nhân viên công ty có sự am hiểu nhất định về doanh nghiệp, chủ đề hội thảo nên có thể giao lưu, trao đổi và kết nối với đối tác, khách mời tham dự.

3. Lập bảng dự trù kinh phí một cách chi tiết nhất

Bảng dự trù kinh phí chi tiết giúp doanh nghiệp xác định khoản nào có thể cắt giảm để tối ưu mức chi tiêu (Nguồn ảnh: Unsplash)

Một bảng dự trù kinh phí chi tiết các hạng mục cho buổi hội thảo như mặt bằng, nhân lực, trang thiết bị,... giúp doanh nghiệp nắm được chi phí cần thiết. Từ đó, doanh nghiệp đưa ra quyết định khoản nào cần ưu tiên và khoản nào có thể cắt giảm để tối ưu mức chi tiêu.

Hơn nữa, khi tính toán một cách kỹ lưỡng giúp doanh nghiệp hạn chế tối đa những phát sinh không đáng có, chẳng hạn như khoản chi cho bút, giấy,... Nếu doanh nghiệp sử dụng tài nguyên từ công ty sẽ tiết kiệm hơn so với việc mua lẻ bên ngoài khi diễn ra hội thảo. Đây là một trong những nguyên nhân làm gia tăng chi phí một cách không cần thiết.

Đọc thêm:

5 điều cần tránh khi tổ chức sự kiện hội nghị, hội thảo

Gợi ý địa điểm tổ chức hội thảo tại Cần Thơ

Ý tưởng tổ chức tiệc tất niên tại Cần Thơ

4. Lưu ý các vấn đề bản quyền, giấy phép tổ chức

Với những sự kiện nhỏ có quy mô trong doanh nghiệp thì có thể không cần xin phép cơ quan Nhà nước có thẩm quyền. Tuy nhiên, chương trình hội thảo lớn, có sự tham gia của đông khách mời thì doanh nghiệp chú ý các vấn đề bản quyền, giấy phép tổ chức. Bởi vì một khi vi phạm, doanh nghiệp có thể phải đền bù, nộp phạt một khoản khá lớn.

Chính vì thế, trước khi lên kế hoạch triển khai, doanh nghiệp cần tiến hành xin giấy phép tại cơ quan có thẩm quyền. Bước này giúp doanh nghiệp thực thi theo đúng Pháp luật đồng thời nhận được sự bảo hộ trước các vấn đề bản quyền, an ninh trật tự.

5. Chọn địa điểm tổ chức phù hợp

Anh Đào Mekong 2 cung cấp các gói dịch vụ trọn gói giúp hạn chế tối đa chi phí cho doanh nghiệp 

Thuê địa điểm tổ chức là một trong những khoản chi khá lớn khi tổ chức hội thảo. Cho nên, tùy vào tính chất, quy mô chương trình mà doanh nghiệp có thể lựa chọn địa điểm phù hợp. Chẳng hạn với những buổi hội thảo có quy mô nhỏ dành cho nhân viên thì tổ chức tại công ty là lựa chọn tối ưu để tiết kiệm ngân sách.

Trường hợp phải thuê bên ngoài, doanh nghiệp có thể khảo sát thị trường để chọn ra địa điểm có mức giá hợp lý. Anh Đào Mekong 2 tự hào là trung tâm sự kiện được đối tác lựa chọn tổ chức hội nghị, hội thảo trong nhiều năm qua. Tại đây cung cấp các gói dịch vụ trọn gói từ mặt bằng đến âm thanh, ánh sáng, nhân viên phục vụ,... giúp hạn chế tối đa chi phí cho doanh nghiệp.

Mặc dù tiết kiệm ngân sách là mục tiêu của doanh nghiệp khi tổ chức hội thảo Cần Thơ. Tuy nhiên, không vì thế mà các doanh nghiệp cắt giảm quá mức, sẽ ảnh hưởng đến chất lượng buổi hội thảo. Doanh nghiệp cần tính toán kỹ lưỡng các khoản chi để có sự điều chỉnh phù hợp, đáp ứng mục tiêu đề ra ban đầu.